פיננסים ורכשפלטפורמת מסחר ארצית הנותנת מענה לניהול היחסים בין הרשויות המקומיות לספקים. המערכת תורמת להורדת עלות פורטל תקשורת אינטרנטי מאובטח לניהול ההתקשרויות העסקיות בין הרשויות לספקים.
מאפשר מצד אחד , לרשות גישה אל מאגר ספקים ארצי ,המפולח לפי תחומי עיסוק ואזורי פעילות וקבלת מיידעים ועדכונים מהספקים.
מצד שני מאפשר לספקים לנהל פרטיהם האישיים כגון אנשי קשר, תחומי עיסוק, מסמכי עסק שונים ועוד וכן לצפות על מידע אודות פעילותם העסקית מול כל הרשויות כגון מצב חשבון, הזמנות, חשבוניות וכו’ בנוסף הפורטל מאפשר לספק להעביר מידע עסקי לרשות כגון טעינת חשבוניות, טעינת ערבויות דיגיטליות, הצעות מחיר וכו’ ות הרכש, שקיפות, הגינות, ייעול וקיצור זמני עבודה וכל זאת באינטגרציה מלאה למערכות התפעוליות.
פרטי ספק
במודול זה הספק יוכל לנהל את פרטיו האישיים ולעדכנם בכל עת. המידע ישתקף במערכות התפעוליות.
במידה ומדובר בספק ‘מזדמן’ לרשות, דהיינו ספק שלא קיים במערכת הנה”ח , ניתן לקלוט את הספק למערכת ופרטיו האישיים יוצגו בכרטיס הספק בהנה”ח.
ניהול אנשי קשר
במודול זה הספק ינהל את אנשי הקשר שלו ויוכל לשייכם לרשויות השונות מולן הוא עובד. יש אפשרות לאתר איש קשר לפי שם ו/או תפקיד.
ניתן לעדכן את פרטי אנשי הקשר בכל עת והמידע יהיה שקוף במערכות התפעוליות מול כל רשות ורשות בהתאם.
בנוסף יוכל הספק להגדיר הרשאות עבודה ספציפיות לכל איש קשר מול המודולים השונים בפורטל הספקים.
איש קשר שיקבל הרשאה לעבוד מול פורטל הספקים יקבל הודעה במייל לרישום לפורטל.
סיווג/ ניהול תחומי עיסוק
הספק יסווג את עצמו לתחומי עיסוק כרצונו, הסיווג יעשה מתוך מאגר סיווגי -עיסוק ארצי ורחב. עבור כל תחום עיסוק הספק יידרש לדווח האם פעיל/לא פעיל בתחום, ואם פעיל כמה שנות וותק יש לו בתחום האמור.
ניתן לאתר תחום עיסוק לפי ‘מחרוזת’ (כלומר לפי שם מדויק או רצף מתוך שם העיסוק).
ניתן לעדכן סיווגי עיסוק בכל עת והמידע העדכני ישתקף במערכת התפעולית.
אזורי פעילות
הספק ידווח על אזורי הפעילות של תחום עיסוקו, הספק יוכל לדווח על אזורי פעילות ספציפיים כגון: צפון, דרום, ירושלים והסביבה וכו’ או לסמן “כל הארץ”.
ניתן לעדכן אזורי פעילות בכל עת והמידע העדכני ביותר ישתקף במערכות התפעוליות.
מסמכים
הספק ינהל את מסמכיו השונים במודול זה. במידה ומדובר בספק מזדמן הספק יידרש בעת הרישום לפורטל הספקים לטעון לפחות מסמך אחד והוא רישיון עסק או מסמך חליפי.
המסמכים מאורגנים לפי ספריות בהתאם לנושא (מסמכי רישיון עסק, ניהול ספרים וכו’). הספק יוכל למחוק מסמך, לצרף חדשים, ועוד מסמכים נוספים שלא תחת הנושאים המוגדרים. ניתן לאתר מסמך לפי שם.
המסמכים שיטענו לפורטל ישתקפו במערכת התפעולית.
הספק יוכל לצפות במצב החשבון שלו כפי שקיים במערכת התפעולית. ניתן למיין לפי כל עמודה מוצגת ולייצא מיידית את דף מצב החשבון לקובץ אקסל / pdf.
הצעות מחיר
המודול מאפשר לספק לקבל בקשות להצעות מחיר מהרשויות השונות. בקשות להצעות מחיר חדשות, שהספק טרם טיפל בהן, תופענה כהתראה על המסך בעת כניסה לפורטל הספקים. הספק יוכל לצפות במיידעים שונים כגון: מספר בקשה, מועד קבלה, מועד הגשה אחרון וסטטוס. כמו כן הספק יוכל לטפל בהצעת המחיר, לערוך ולשלוח לרשות ישירות מהפורטל. הספק יוכל לאתר הצעות/ בקשות לפי שדות שונים כגון: סיווג, סטטוס, מספר בקשה וכו’, המידע המוצג ניתן למיון לפי שדות שונים ולייצוא מיידי לקובץ אקסל/pdf .
הצגת הזמנות
הספק יוכל לצפות בכל ההזמנות המאושרות מולו (שטרם שולמו) ו/ או הסגורות (שכבר שולמו). ניתן לצפות במיידעים שונים כגון: מספר הזמנה, מצב הזמנה, יחידה מזמינה.
במידה וצורף טופס הזמנה חתום דיגיטלית ניתן לראותו ולהדפיסו מתוך הפורטל.
הספק יוכל להיכנס לשורות ההזמנה ולצפות ביתרות. כמו כן ניתן לאתר הזמנות לפי שדות שונים כגון: מספר הזמנה, תאריך הזמנה, רשות. המידע המוצג ניתן למיון לפי שדות שונים ולהורדה מיידית לקובץ אקסל/ pdf.
הצגת חוזים
הספק יצפה בכל החוזים המאושרים מולו ו/ או הסגורים. הספק יוכל לצפות במיידעים שונים כגון: מספר חוזה, סטטוס חוזה, תוקף חוזה. הספק יוכל להיכנס לשורות חוזה ולצפות ביתרות. ניתן לאתר חוזים לפי מספר חוזה, סוג חוזה וכו’. המידע המוצג ניתן למיון לפי שדות שונים למשל תוקף חוזה וכו’ וכן ניתן להורדה מיידית לקובץ אקסל/ pdf.
הצגת ערבויות
הספק יוכל לצפות בכל הערבויות מולו וכן לצפות בכל הבקשות בגין אותן ערבויות. הספק יוכל לצפות במיידעים שונים כגון: מספר ערבות, תאריך התחלה, תאריך סיום וסטטוס. כמו כן יוכל לצפות בטופס ערבות דיגיטלית במידה והערבות נטענה לרשות מהפורטל. הספק יוכל לאתר ערבויות לפי שדות שונים כגון: רשות, מספר ערבות, סטטוס. המידע המוצג ניתן למיון לפי שדות שונים ולייצוא מיידי לקובץ אקסל/pdf .
קליטת ערבות דיגיטלית
הספק יוכל לטעון טופס ערבות דיגיטלית ולהעבירה לרשות דרך מודול זה. הטופס יעבור מספר בדיקות אבטחה דקדקניות על מנת לאמת שאכן הטופס חתום באופן דיגיטלי ומאובטח ע”י מורשי החתימה של בנק נותן הערבות.
לאחר שהבדיקות תעבורנה בהצלחה, הערבות תיקלט ברשות בסטטוס פתוח ותתנהל ככל ערבות אחרת שמנוהלת במערכת התפעולית.
הספק יוכל לעקוב אחר מצב הערבות דרך מודול הצגת ערבויות, כמו כן הוא יקבל הודעה במייל וחיווי בפורטל במקרה של ביטול הערבות.
הצגת חשבוניות
הספק יוכל לצפות בכל החשבוניות שלו שהוגשו לרשות. ניתן לראות מיידעים שונים כגון: מספר חשבונית, תאריך חשבונית, סטטוס, מועד תשלום צפוי. הספק יוכל לאתר חשבוניות לפי שדות שונים כגון: רשות, מספר חשבונית, סוג חשבונית. המידע המוצג ניתן למיון לפי שדות שונים ולהורדה מיידית לקובץ אקסל/ pdf .
קליטת חשבונית דיגיטלית
הספק יוכל לטעון חשבונית דרך מודול זה ולהעבירה אל הרשות ולדווח מיידעים שונים כגון: סוג חשבונית (מס, עסקה), סכום חשבונית, תאריך חשבונית. במידה ומדובר בחשבונית כנגד חוזה/ הזמנה הספק יוכל לקשור את החוזה/ ההזמנה המתאימים.
החשבונית תעבור מספר בדיקות כגון: כפילות, אין חריגה בסכומים וכו’ במידה והרשות מולה הספק עובד מחייבת חיתום דיגיטלי תבוצענה בנוסף גם בדיקות שאכן החשבונית חתומה. הספק יוכל לטעון את החשבוניות החתומות באמצעות הכלים שברשותו או להשתמש בחיתום דיגיטלי מאובטח דרך שרת אוטומציה החדשה.
לאחר שהבדיקות תעבורנה בהצלחה, החשבונית תקלט במערכת התפעולית למסך חשבוניות זמניות ולאחר אישור גורם ברשות היא תקבל מונה חשבונית ותתנהל ככל החשבוניות במערכת.