פיננסים ורכשמערכת הרכש מטפלת במכלול פעילויות הרכש והשיריון התקציבי ברשות, בכל הקשור לאספקת טובין, עבודות ושירותים.
המערכת מציגה למנהלים בדרגים השונים תמונת מצב עדכנית וזמינה על מצב ההתחייבויות ועל יתרת התקציב – החל משלב הדרישה, ניפוק ממחסן, העברה לרכש חיצוני ועד ליצירת התשלום לספק. כל דרישה או הזמנה – הנקלטים במערכת מבצעים שריון על הסעיף התקציבי ועוברים שרשרת אישורים ובקרות.
המערכת תומכת בעבודה עם פריטים המתנהלים תחת מכרזים או הצעות מחיר, ומאפשרת הטמעה של מחירוני ספק מעודכנים לצורך בחירה והמלצה לרכש של סל הקניות האופטימלי.
פונקציות מרכזיות של מערכת הרכש:
קליטה של בקשות רכש ואישורן לפי תהליכי העבודה הנהוגים ברשות.
ריכוז הרכישות, העבודות והשירותים, כולל שיריון סעיף תקציבי, תהליכי אישור של הגורמים המוסמכים וקישור לדרישות או לחוזים.
יצירת בקשות להצעות מחיר, שיגורן לספקים נבחרים (בהתממשקות לפורטל הספקים) וקליטת ההצעות להמשך טיפול במערכת התפעולית; השוואה בין הצעות ספקים שונות ובחירת ספקים זוכים.
קליטת מסמכי ספקים (חשבוניות, הזמנות, תעודות משלוח), בדיקת חריגות אם ישנן; אישור החשבונית יוצר פקודת זיכוי ומעדכן את שאר המערכות החשבונאיות והתקציביות, מעדכן מחיר בקטלוג ומעדכן את רישומי המלאי במערכת הלוגיסטית.
מודול להגדרת משימות לביצוע לגורמים מדווחים או מאשרים.
אישור הזמנות על ידי מורשי החתימה המוגדרים לכל סוג הזמנה, כולל משלוח אוטומטי של ההזמנה לספק.
מודול המאפשר הטמעת מחירון הספק הזוכה במכרז וניהול פעולות רכש טובין באופן יעיל ומהיר.
הטמעת מחירוני ספקים במערכת הפיננסית עפ”י נושאי רכש, כדי לייתר את הצורך בקבלת הצעות מחיר (חוזרות) לצורך כל הזמנה.
מיחשוב תהליך העבודה של הוועדות השונות ברשות ע”י קישור ישויות עבודה רלבנטיות. הגדרת משתתפים לכל וועדה והפקת פרוטוקול חתום המתעד את החלטות הוועדה.
תוסף לאישור חיצוני של הזמנות, כולל חיתום דיגיטלי באמצעות טלפון חכם, לייעול תהליכי העבודה וקיצור זמני הטיפול במשימות.
יצירת קול קורא באמצעותו תורכב רשימת ספקים שתהיה זמינה לצרכי התקשרות הרשות עם ספקים ויועצים חיצוניים.